Wyzwanie / Problem
Decyzja o zmianie w OPTeam zapadła w momencie, gdy firma przyjęła trzyletnią strategię rozwoju z silnym naciskiem na sprzedaż produktów własnych. Wcześniej większość projektów opierała się na integracji i dostarczaniu rozwiązań partnerów technologicznych, ale nowy kierunek oznaczał konieczność zmiany całego sposobu myślenia o sprzedaży.
Zespół handlowy działał skutecznie, lecz proces był rozproszony i niejednolity. Każdy sprzedawca miał własne podejście do prowadzenia tematów, a menedżerowie – ograniczoną możliwość oceny, na jakim etapie znajduje się dany projekt. Brakowało też spójnego języka między działami — sprzedażą, marketingiem, telemarketingiem i wsparciem.
Jak wspomina jeden z menedżerów:
„Stało się jasne, że oprócz skuteczności musimy położyć duży nacisk na zarządzanie tematami sprzedażowymi i zasobami, które są potrzebne do realizacji naszych produktów własnych.”
W rezultacie firma czuła, że nie ma pełnej kontroli nad procesem i nie jest w stanie ocenić, gdzie „uciekają” szanse sprzedażowe. Rosła potrzeba systemowego podejścia do zarządzania sprzedażą – takiego, które pozwoliłoby nie tylko sprzedawać skuteczniej, ale też przewidywalnie.
Turning Point / Trigger
Impulsem do zmiany była nowa strategia rozwoju firmy i wynikająca z niej konieczność przestawienia się z roli integratora na producenta oprogramowania. To wymagało zupełnie innego stylu sprzedaży — bardziej doradczego, ukierunkowanego na zrozumienie biznesu klienta, a nie tylko prezentację produktu.
Jak mówi kierownik projektu:
„To był moment, w którym zrozumieliśmy, że musimy nauczyć się lepiej zarządzać sprzedażą — nie tylko sprzedawać, ale też kontrolować proces, planować działania i reagować w odpowiednim momencie.”
To właśnie wtedy zarząd podjął decyzję o wdrożeniu rocznego projektu transformacyjnego obejmującego szkolenia, wdrożenie metodyki i dostosowanie narzędzi CRM do nowego sposobu pracy.
Pomysł / Rozwiązanie
Nowe podejście miało dwa kluczowe cele:
1. Dla handlowców – dać narzędzia, które pozwolą im stać się właścicielami swoich tematów, prowadzić je od momentu pozyskania do zamknięcia i samodzielnie diagnozować ryzyka.
2. Dla menedżerów – umożliwić lepsze zarządzanie i weryfikację projektów, aby mogli reagować na czas, wspierać handlowców i skuteczniej planować zasoby.
Jak podkreślają uczestnicy:
„Chcieliśmy, żeby każdy wiedział, co dzieje się w jego temacie i mógł zarządzać nim jak właściciel. A menedżerowie – żeby widzieli cały obraz i wiedzieli, kiedy wkroczyć z pomocą.”
Drugim filarem projektu była integracja nowego procesu sprzedaży z CRM-em, aby codzienna praca handlowców wspierała przyjętą metodykę, a nie ją dublowała. CRM stał się nie tylko narzędziem raportowania, ale także platformą zarządzania procesem.
Wdrożenie / Projekt / Zmiana
Projekt trwał blisko rok i objął cały pion sprzedaży — nie tylko handlowców i menedżerów, ale również działy marketingu, telemarketingu i wsparcia sprzedaży.
Zaangażowanie tych zespołów okazało się jednym z kluczowych sukcesów projektu:
„Dzięki temu wszyscy w pionie sprzedaży potrafią mówić jednym językiem i komunikować się spójnie. To ogromna zmiana jakościowa.”
Równolegle z warsztatami wdrożeniowymi prowadzono prace nad nowym CRM-em, który został zaprojektowany wspólnie z trenerami prowadzącymi projekt.
„Grzegorz Domagała wykonał kawał dobrej roboty. Udało nam się tak dostosować CRM, że odzwierciedla wszystkie elementy metodyki, pozwalając na bieżąco śledzić, w jakim miejscu znajduje się dany temat.”
Nowy system umożliwił:
- bieżące monitorowanie postępów w procesie,
- planowanie działań prospektingowych i sprzedażowych,
- lepsze zarządzanie ograniczonymi zasobami firmy.
W praktyce oznaczało to, że menedżerowie mogli wreszcie realnie ocenić szanse powodzenia projektu, zidentyfikować miejsca, w których potrzebne jest wsparcie, i skuteczniej alokować zasoby do realizacji kluczowych kontraktów.
Rezultaty
Po zakończeniu projektu OPTeam dysponuje dziś spójnym, przewidywalnym i mierzalnym procesem sprzedaży złożonej.
- Menedżerowie zyskali narzędzia do oceny ryzyka, planowania i wsparcia zespołu.
- Handlowcy przejęli odpowiedzialność za swoje tematy i potrafią nimi zarządzać od początku do końca.
- Wszystkie działy wspierające sprzedaż mówią tym samym językiem i współpracują w jednym rytmie.
- CRM został w pełni dostosowany do nowego sposobu pracy i umożliwia codzienną kontrolę nad pipeline’em.
Jak podsumowuje przedstawiciel firmy:
„Dziś nie jesteśmy już tylko dostawcą ofert. Pracujemy z klientem nad rozwiązaniem, które naprawdę trafia w jego potrzeby. To coś, co nas wyróżnia na rynku.”
Zmiana przyniosła również lepsze planowanie zasobów, skrócenie czasu domykania tematów oraz wyższy komfort pracy zespołu.
Na koniec z uśmiechem dodaje:
„Kto mógłby skorzystać z takiego projektu? Odradzałbym naszej konkurencji — ten obszar już zagospodarowaliśmy.”
A z pełną powagą dopowiada:
„Zdecydowanie poleciłbym takie podejście firmom, które chcą lepiej zarządzać sprzedażą, skracać cykle handlowe i planować działania z wyprzedzeniem. Nam to się udało.”
