Bill Gates mawiał, że automatyzacja zastosowana w efektywnym procesie zwielokrotni jego wydajność, zaś automatyzacja zastosowana do złego procesu, zwielokrotni jego nieefektywność. Dlatego jeśli twoje działania sprzedażowe bardziej przypominają spontaniczną improwizację niż świadomie realizowany plan, wdrożenie CRM-a nie rozwiąże twoich problemów ze sprzedażą, a może je wręcz przeskalować. Jak zatem uniknąć kumulacji chaosu? 

Zacznij od ustalenia procesu

Proces sprzedaży to sekwencja czynności, które należy podjąć, aby przeprowadzić potencjalnego klienta od pierwszego kontaktu do finalizacji. Innymi słowy – jest to instrukcja obsługi mówiąca, co konkretnie ma zrobić handlowiec, aby skutecznie pozyskać klienta. Dzięki ustaleniu, jakie konkretnie czynności należy podjąć, aby doprowadzić do sprzedaży, masz pewność, że twój zespół działa w ten sam sposób. 

Jeśli twoja firma działa w B2B, najpewniej musisz poczynić wiele starań, aby pozyskać klienta. Jeden mail czy telefon nie wystarczy, żeby zdobyć klienta. Proces pozyskiwania klienta jest bardziej złożony, trwa często miesiące, a nawet lata(!). Zaangażowanych w niego bywa wiele osób i nie zawsze jest identyczny. Im bardziej złożona sprzedaż, tym proces sprzedaży jest bardziej potrzebny i pomocny. 

Zarządzanie sprzedażą w oparciu o proces ma wiele zalet, m.in.:

• Uspójnia sposób sprzedawania. Każdy pracownik działu sprzedaży ma zazwyczaj nieco inną wizję tego, jak sprzedawać dany produkt lub usługę. Dzięki spisaniu działań, jakie należy podjąć, aby doprowadzić do sprzedaży, handlowcy mogą szybciej zacząć działać efektywniej. 
• Wykorzystuje dobre praktyki sprzedaży. Ujednolicając proces, masz pewność, że członkowie zespołu korzystają z najlepszych praktyk wypracowanych w firmie.
• Usprawnia pracę sprzedawców. Kiedy proces jest przemyślany, jasne wytyczne wprost mówią sprzedawcom co mają zrobić, żeby zwiększyć szansę wygranej. Nie muszą się nad tym zastanawiać za każdym razem, co usprawnia ich działanie.
• Pozwala wyciągać wnioski. Proces sprzedaży można mierzyć i analizować, a co za tym idzie, możesz sprawdzić np. na którym etapie przegrywasz najwięcej sprzedaży. Dzięki temu możesz optymalizować proces – poprawić jakość konkretnych działań lub doszkolić zespół w tych obszarach, w których sobie nie radzi. 
• Pomaga lepiej prognozować. Każde działanie handlowca ma wpływ na prawdopodobieństwo wygrania sprzedaży. Dzięki temu podczas prognozowania sprzedaży nie polegasz na subiektywnej ocenie handlowca, a na twardych danych, które wynikają z informacji o podjętych i ie podjętych działaniach.

Nie ograniczaj się do jednego procesu

Aby jeszcze bardziej efektywnie zarządzać sprzedażą, warto zdefiniować nie jeden proces, a tyle, ile faktycznie jest niezbędnych do skutecznego pozyskania klienta. Takich procesów w firmie może być więcej, np. kiedy firma pozyskuje klientów różnymi kanałami – przez partnerów, sprzedaż bezpośrednią czy zapytania od klientów. 

Przyjrzyj się, jak działa twoja firma – zwykle sprzedaż nie wygląda zawsze tak samo. I nie musi. Ważne, aby określone działania były konsekwencją ustalonego planu, a nie dziełem przypadku. 

1. Ustal kryteria dla procesów sprzedaży

Przed rozpisaniem wielu procesów sprzedaży warto jest podjąć decyzję, jakim kluczem będzie podejmowana decyzja odnośnie wyboru właściwego procesu. Spróbuj ustalić proste i obiektywne kryteria, np.:

2. Na podstawie segmentu klienta

Pozyskanie klientów z określonego segmentu, np. VIP, może wymagać w procesie sprzedaży większego wysiłku. Dlatego możesz chcieć obsługiwać tych klientów zgodnie z opracowanym pod ich kątem procesem. 

3. Na podstawie handlowca

Czasami pozyskiwanie klienta jest podzielone na etapy, a każdym z nich zajmuje się inny handlowiec – zgodnie ze swoją specjalizacją. Możesz wtedy zróżnicować procesy sprzedaży zależnie od tego, kto się nimi zajmuje. Np. jedna osoba będzie zajmować się procesem kwalifikacji klienta, a inna – negocjacjami i finalizacją sprzedaży. 

4. Na podstawie kategorii sprzedaży

Możesz oprzeć schemat działań sprzedażowych w zależności od tego, czego dotyczy sprzedaż – produktu czy usługi, które oferujesz. 

5. Na podstawie sposobu pozyskania

Jeśli podejmujesz inne działania, kiedy klient sam wyśle zapytanie ofertowe, a inaczej, kiedy aktywnie go pozyskujesz, możesz ustalić różne procesy dla np. sprzedaży tzw. inboundowej i outboundowej. 

Przenieś procesy do CRM

Kiedy już spiszesz i uporządkujesz procesy, dzięki którym pozyskujesz klienta, możesz przenieść je do CRM. System CRM to doskonałe narzędzie do odwzorowania rzeczywistych działań firmy, również wielu procesów sprzedażowych.

W Livespace CRM możesz zdefiniować dowolną liczbę procesów sprzedażowych. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy prowadzisz sprzedaż w różny sposób w zależności od rodzaju usługi lub produktu, sposobu pozyskania czy rodzaju klienta. 

Dodając nową szansę sprzedaży do CRM, możesz wybrać, z którego aktywnego procesu w danej szansie sprzedaży chcesz korzystać. Możesz także zmienić ten proces w trakcie, gdy zbierzesz więcej informacji na temat klienta i uznasz, że należy daną szansę sprzedaży prowadzić w oparciu o inny schemat sprzedaży.

Aby ułatwić sobie pracę warto nadawać procesom sprzedażowym nazwy, które będą jednoznacznie wskazywać na okoliczności, w jakich z nich korzystasz. Możesz np. wprowadzić rozróżnienie na proces sprzedażowy, który stosujesz aktywnie pozyskując klienta oraz proces, który stosujesz, gdy dostajesz zapytanie ofertowe. Procesy te będą się różnić od siebie – w pierwszym przypadku zaczynasz od nawiązania kontaktu z klientem i ustalenia, czy potrzebuje on twoich usług, natomiast w drugim przypadku masz już sprecyzowane wymagania i wiesz, czego i na kiedy klient potrzebuje. Dla tego przykładu wygodnym rozwiązaniem będzie nazwanie procesów np.: Aktywna sprzedaż oraz Zapytanie ofertowe i oznaczenie jako domyślnego procesu tego, który jest częściej używany przy otwieraniu nowej szansy sprzedaży, np. Aktywna sprzedaż – jeśli otwierasz więcej procesów sprzedażowych samodzielnie niż masz w wyniku zapytań.

Jak monitorować procesy sprzedaży

Jeżeli prowadzisz sprzedaż, korzystając z wielu procesów sprzedaży i korzystasz z Livespace, zostanie to odzwierciedlone w statystykach w CRM. Na widoku szans sprzedaży otwartych znajdziesz niezależne wykresy szans sprzedaży, odnoszące się do każdego z procesów, zgodnie z którymi prowadzisz sprzedaż. Podsumowanie wartości i liczby wszystkich otwartych szans sprzedaży, niezależnie od typu procesu, znajdziesz na górze, w zakładce Otwarte szanse sprzedaży. W analogiczny sposób rozróżnione zostaną statystyki szans sprzedaży zakończonych.

Jak nazywać różne procesy sprzedaży

Co ważne, każdy z procesów sprzedaży możesz analizować pod kątem skuteczności. Wgląd w skuteczność podjętych działań pozwala wyciągnąć wnioski i optymalizować każdy z procesów. Dzięki temu sprzedawcy mogą podejmować takie aktywności, które faktycznie przekładają się na pozyskanie klienta i nie tracą czasu na działania, które nie mają przełożenia na wygranie szansy sprzedażowej. Tobie z kolei daje to możliwość np. porównania skuteczności poszczególnych procesów i skupienia się na tych, które mają największą skuteczność.